Energieausweis beantragen: So läuft es ab

Viele Eigentümer suchen nach einem Antragsformular beim Bauamt, bei der Gemeinde oder beim Landratsamt. Ein solches Verfahren gibt es nicht. Der Energieausweis ist kein Bescheid einer Behörde, sondern ein Dokument, das eine fachlich qualifizierte Person erstellt. Wer das sein darf, legt § 88 GEG fest. Dazu gehören unter anderem Architekten, Bauingenieure, Energieberater und Schornsteinfeger mit entsprechender Zusatzqualifikation. Die Einzelheiten finden Sie auf der Seite Wer darf einen Energieausweis ausstellen?.

„Beantragen“ heißt beim Energieausweis also: Sie erteilen einen Auftrag. Sie wählen einen Aussteller, übermitteln ihm die Daten Ihres Gebäudes, und er rechnet, prüft und unterschreibt. Eine Genehmigung, eine Wartezeit auf einen Amtstermin oder eine behördliche Gebühr fallen dabei nicht an.

Eine Behörde ist trotzdem beteiligt, allerdings nur im Hintergrund: Das Deutsche Institut für Bautechnik (DIBt) vergibt für jeden Ausweis eine Registriernummer. Diesen Schritt übernimmt der Aussteller. Sie selbst haben mit dem DIBt nichts zu tun.

Bei der Suche nach dem richtigen Ansprechpartner landen Eigentümer oft an Stellen, die den Ausweis nicht ausstellen, aber beim Beschaffen der Daten helfen können. Die Tabelle zeigt, wer welche Rolle hat.

Ob Sie online oder vor Ort beauftragen, ändert nichts an der Gültigkeit. Entscheidend ist allein, dass die ausstellende Person nach § 88 GEG berechtigt ist und ihren Namen auf dem Ausweis angibt.

Bevor Sie den Auftrag erteilen, müssen Sie wissen, welche Ausweisart für Ihr Gebäude zulässig ist. Davon hängen die benötigten Angaben und der Preis ab. Mit drei Fragen kommen Sie schnell zu einer Antwort:

1. Handelt es sich um einen Neubau? Dann ist immer ein Bedarfsausweis nötig.
2. Hat das Wohngebäude weniger als fünf Wohneinheiten, wurde es vor dem 1. November 1977 errichtet und seitdem nicht energetisch saniert? Dann ist ebenfalls ein Bedarfsausweis Pflicht.
3. Trifft beides nicht zu, haben Sie die Wahl. Liegen Verbrauchsdaten aus drei zusammenhängenden Jahren vor, ist der Verbrauchsausweis der einfachere Weg.

Für Häuser mit längerem Leerstand oder ohne vollständige Abrechnungen ist der Bedarfsausweis oft die bessere Wahl, auch wenn ein Verbrauchsausweis zulässig wäre. Die Unterschiede beider Arten im Detail erklärt der Ratgeber Energieausweis Arten, die Berechnung des Bedarfsausweises die Seite zum Bedarfsausweis.

Ein Energieausweis entsteht in Arbeitsteilung. Ihr Teil ist die Datenlieferung, alles Fachliche liegt beim Aussteller. Wer das vorher weiß, vermeidet Rückfragen und Verzögerungen.

Die Kontrolle bei der Übergabe lohnt sich. Ein Zahlendreher in der Wohnfläche oder ein falsches Baujahr fällt spätestens dem Käufer oder der Bank auf. Melden Sie solche Fehler sofort, solange der Aussteller den Vorgang noch präsent hat.

Wenn Sie online beantragen, läuft der Auftrag über ein Formular mit Abfragen zu Gebäudetyp, Baujahr, Fläche und Heizung. Alle Schritte des Onlineantrags auf dieser Website zeigt der Ablauf auf der Startseite.

Neben den Gebäudedaten gibt es einige Punkte, die im Formular leicht untergehen, für den Aussteller aber wichtig sind. Diese Checkliste hilft beim Ausfüllen:

• Anlass: Verkauf, Neuvermietung, Verpachtung oder freiwillige Erstellung. Davon hängt ab, bis wann der Ausweis vorliegen muss.
• Genaue Gebäudeadresse: Sie steht später auf dem Ausweis und wird bei der Registrierung übermittelt. Bei mehreren Hausnummern auf einem Grundstück klären Sie vorab, welche Gebäude gemeint sind.
• Gebäudeteile: Anbauten, ein beheizter Keller oder ein ausgebautes Dachgeschoss verändern Fläche und Kennwerte. Nennen Sie sie ausdrücklich.
• Gewerbliche Nutzung: Liegen im Haus auch Läden, Büros oder eine Praxis, klärt der Aussteller, ob ein Ausweis für das Wohngebäude genügt oder ob zusätzlich einer für den Nichtwohnteil nötig ist.
• Leerstand: Stand das Haus oder eine Wohnung im Abrechnungszeitraum leer, gehört das zu den Verbrauchsdaten dazu.
• Warmwasser: Geben Sie an, ob Warmwasser über die Heizung oder getrennt, etwa mit Durchlauferhitzern, bereitet wird.

Je genauer diese Angaben sind, desto seltener muss der Aussteller nachfragen. Das verkürzt die Bearbeitung und senkt das Risiko, dass der Ausweis später korrigiert werden muss.

Welche Unterlagen für den Verbrauchsausweis und den Bedarfsausweis grundsätzlich nötig sind, listet die Startseite im Abschnitt Welche Unterlagen werden benötigt? auf. In der Praxis scheitert der Antrag selten an der Liste, sondern daran, dass einzelne Angaben fehlen. Diese Übersicht zeigt, wo Sie sie finden.

Fehlt bei geerbten oder älteren Häusern fast alles, kann der Aussteller viele Werte auch aus Fotos und typischen Bauteilen der Bauzeit ableiten. Sagen Sie das beim Auftrag offen, dann kann er einschätzen, ob ein Ortstermin sinnvoll ist.

Jeder Energieausweis braucht eine Registriernummer des DIBt. Ohne diese Nummer ist er nicht regelkonform. Die Nummer beantragt ausschließlich der Aussteller über das Portal des DIBt, und zwar bevor er Ihnen den fertigen Ausweis übergibt. Als Eigentümer müssen Sie dafür weder ein Konto anlegen noch eigene Daten an das DIBt senden.

Für Sie zählt nur das Ergebnis: Auf der ersten Seite des Ausweises muss die Registriernummer stehen. Prüfen Sie das bei der Übergabe. Wie die Nummer aufgebaut ist und wie Stichprobenkontrollen ablaufen, lesen Sie auf der Seite Registriernummer des Energieausweises.

Die Dauer hängt weniger vom Aussteller ab als davon, wie vollständig Ihre Angaben sind. Als Orientierung gelten diese Zeiträume:

• Onlineantrag ausfüllen: meistens 5 bis 15 Minuten, wenn die Daten bereitliegen.
• Prüfung und Ausstellung online: meistens innerhalb von 2 bis 3 Werktagen.
• Aussteller vor Ort: rechnen Sie mit 1 bis 2 Wochen, weil erst ein Termin gefunden werden muss. Bei einem Bedarfsausweis mit Aufmaß kann es länger dauern.

Die häufigste Verzögerung sind fehlende Verbrauchsdaten. Wenn die Verwaltung die Abrechnungen erst heraussuchen muss, vergehen schnell einige Tage. Fordern Sie diese Unterlagen deshalb an, sobald feststeht, dass Sie verkaufen oder neu vermieten wollen, und nicht erst, wenn die erste Besichtigung ansteht.

Da es kein behördliches Verfahren gibt, fällt auch keine Antragsgebühr an. Sie zahlen nur den Aussteller. Die Gebühr für die Registriernummer beim DIBt ist in der Regel im Preis enthalten. Auf dieser Website gelten folgende Preise:

Wer einen Aussteller mit Ortstermin beauftragt, zahlt in der Regel mehr, weil Anfahrt und Aufnahme vor Ort hinzukommen. Wie sich die Preise der einzelnen Wege unterscheiden, zeigt der Vergleich der Wege auf der Startseite. Ob es Wege zu einem kostenlosen Ausweis gibt und worauf Sie dabei achten sollten, erklärt die Seite Energieausweis kostenlos.

Ein Kostenpunkt wird oft übersehen: Ein Ausweis, der wegen falscher Angaben neu erstellt werden muss, kostet erneut. Die Zeit für eine sorgfältige Datensammlung ist deshalb gut investiert.

Bei Verkauf, Vermietung und Verpachtung muss der Ausweis zu bestimmten Zeitpunkten vorliegen. Daraus ergibt sich, wann Sie spätestens beantragen sollten:

• Immobilienanzeige: Die Energiekennwerte müssen bereits in der Anzeige stehen. Der Ausweis muss also vor dem Inserat fertig sein.
• Besichtigung: Kaufinteressenten und Mietinteressenten müssen den Ausweis spätestens bei der Besichtigung vorgelegt bekommen.
• Vertragsabschluss: Nach dem Kauf oder der Unterschrift unter den Mietvertrag erhält die andere Seite den Ausweis oder eine Kopie.

Prüfen Sie vor dem Antrag, ob bereits ein gültiger Ausweis existiert. Ein Energieausweis gilt zehn Jahre ab Ausstellung. Liegt das Datum innerhalb dieses Zeitraums, können Sie ihn weiter verwenden, auch bei einem Eigentümerwechsel. Wie Sie das Ablaufdatum bestimmen, steht im Ratgeber zur Gültigkeit des Energieausweises.

Fehlt der Ausweis bei Verkauf oder Vermietung, drohen Bußgelder bis zu 10.000 €. In welchen Fällen genau eine Pflicht besteht und welche Gebäude ausgenommen sind, erklären die Seiten Energieausweis Pflicht und Ausnahmen von der Pflicht. Für Häuser mit mehreren Parteien lohnt zusätzlich ein Blick auf den Ratgeber Energieausweis Mehrfamilienhaus.